Gitmeden Önce Yapılması Gereken İşlemler

BAŞVURU AŞAMASI

Acceptance Letter / Kabul Mektubunun Alınması Süreci

• Eğitim almak istedikleri kuruma başvuracak personel, niyetlerini ifade eden bir e-mail göndererek (Acceptance Letter / Kabul / Davet Mektubu Talep Örneği) kurumdan kabul mektubu edinir. Bu kapsamda, daha önce anlaşmamız olmayan bir üniversite ya da kuruluşa da eğitim hareketliliği kapsamında gidilmesi mümkündür.

HAREKETLİLİK ÖNCESİ

Mobility Agreement / Personel Eğitim Alma veya Ders Verme Hareketliliği Anlaşması (Staff Mobility for Training veya Staff Mobility for Teaching – Mobility Agreement)

• Eğitim almayı planlayan personelin, ilgili kurumdan Mobility Agreement / Personel Eğitim Alma veya Ders Verme Hareketliliği Anlaşmasını (Staff Mobility for Training veya – Staff Mobility for Teaching Mobility Agreement) doldurup imzalaması gerekmektedir. Bu aşamada belgenin karşı kurumdan alınırken ıslak imzalı olmasına gerek yoktur; e-imza veya PDF üzerinde yapılan imza da kabul edilmektedir. Ayrıca anlaşmanın, karşı kurumda gerçekleştirilecek faaliyetleri gün gün ayrıntılı şekilde içerecek biçimde düzenlenmesi zorunludur.
• Erasmus+ El Kitabında belirtildiği üzere: “Eğitim alma faaliyetinin yürütüleceği kurum ve yapılacak çalışmalar, personelin görev yaptığı mesleki alanla doğrudan bağlantılı olmalı ve kişinin mesleki gelişimine katkı sağlamalıdır.” Bu nedenle, Personel Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşmasının içeriğinin bu ilkeye uygun olarak hazırlanması beklenmektedir. Personel ders verme faaliyeti gün tabanlı bir faaliyettir ve ders verilen günler için hibe ödemesi yapılır. Bu nedenle Personel Ders Verme Hareketliliği Anlaşmasında (Staff Mobility For Teaching – Mobility Agreement) ders verme programının gün bazında belirtilmesi gerekir.

Görevlendirme Yazısı

• Personel, EBYS üzerinden görevlendirmesinin olduğu / bağlı bulunduğu Bölüm Başkanlığına hitaben bir dilekçe oluşturur ve bu dilekçeye hareketliliğe hak kazandığını gösteren duyuru yazısını ile kabul mektubunu ekler. Bu başvuru, sırasıyla Bölüm Başkanlığı, Dekanlık ve Rektörlük tarafından değerlendirilerek görevlendirme onayı alınır. Rektörlük tarafından son onayı verilen belge, son aşamada Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi’ne teslim edilir.

Pasaport Çıkarma İşlemi

• Öğretim elemanları ile idari personel, Hizmet Pasaportu (Gri Pasaport) kullanarak pek çok ülkeye vize almadan seyahat edebilmektedir. Aynı şekilde, Yeşil Pasaport sahipleri de çeşitli ülkelere vizesiz giriş yapabilmektedir. Ayrıca gidilecek ülkelerin vize koşullarının da düzenli olarak takip edilmesi önemlidir.
• Görevlendirme onayının alınmasının ardından Personel Daire Başkanlığı’na gidilerek Hizmet Damgalı Pasaport alınması hususunda danışılır. Buradan yapılacak yönlendirme doğrultusunda, pasaport başvurusu için İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü’nden randevu oluşturulur. Gerekli harç ödemesi tamamlandıktan sonra, form ve ödeme dekontuyla birlikte İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğüne gidilerek başvuru işlemi gerçekleştirilir.

Sigorta

• Hareketliliğe katılmaya hak kazanan personelin, yalnızca resmi hareketlilik dönemi olan 5 günü kapsayacak şekilde (sağlık ve tıbbi tedavi alanı kapsayacak şekilde) sigorta yaptırması zorunludur. Ancak hareketlilik tarihlerinden birkaç gün önce ve sonrası da, ilave süre olarak sigorta yaptırması önerilmektedir.

Vize

• Gri ya da yeşil pasaportla seyahat edecek personelimizin genellikle vize almaya ihtiyacı olmamaktadır ancak vize prosedürleri değişebilmektedir. Vize prosedürlerini takip hareketliliğe hak kazanan personelin sorumluluğundadır. İlgili konsolosluklardan vize başvuru gereklilikleri hakkında bilgi alınması gereklidir. Bu bağlamda, Erasmus sigortasını vize başvurusundan evvel yapmış olmak gerekiyorsa, o ülkenin prosedürlerini takip etmek gereklidir. Kimi zaman vize başvuruların sonuçlanması beklenenden uzun sürmektedir. Bu yüzden vize için erken başvurmak çok önemlidir.

Vadesiz Euro Hesabı

• Hareketliliğe hak kazanan personel, Vadesiz Euro hesabı açtırır.
• Açtıracağınız Vadesiz Euro hesabı mutlaka kendi adınıza olmalıdır. Buna ek olarak; gideceğiniz ülkede seçeceğiniz bankanın şubesi olup olmadığını araştırın ve para transfer işlem ücreti ve süreleri hakkında bilgi edinin.

Hibe Sözleşmesi

• Hareketliliğe seçilen personel sözleşme imzalamaya gelir.

SEÇİM KRİTERLERİ İÇİN TIKLAYINIZ

GEREKLİ BELGELER İÇİN TIKLAYINIZ

GEREKLİ FORMLAR İÇİN TIKLAYINIZ